PROPOSAL
APLIKASI SISTEM INFORMASI KEGIATAN AKADEMIK BERBASIS SMS GATEWAY DEN
GAN AUTO RESPONDER PADA SMA YAYASAN PERGURUAN CIKINI
DI SUSUN OLEH :
DEVI AFRIANI PRAMITA (10108549)
KIKI NOVIA (11108119)
NURMALITA RAHAYU (11108472)
TANGGAL : 10 APRIL 2012
NO REVISI 01
UNIVERSITAS GUNADARMA
Jl. Margonda Raya No. 100, Pondok Cina,Depok 16424 Jawa Barat
No.Telp : 021) 7863819, ( 021) 7872829, (021) 7863788
No Fax:(021) 7872829
Jakarta, 10 April 2012
Kepada Yth.
Kepala Sekolah SMA YAYASAN PERGURUAN CIKINI
Jalan Cikini Raya 74-76 Menteng
Jakarta Pusat
Sebelumnya kami ucapkan terima kasih kepada SMA Yayasan Perguruan Cikini karena telah memberikan kesempatan kepada UNIVERSITAS GUNADARMA untuk mengajukan proposal ini. Adapun isi dari proposal ini yaitu untuk menawarkan suatu sistem informasi dalam kegiatan akademik yang berbasis sms gateway.
Untuk mengembangkan sistem ini, diperlukan hardware dan software yang mendukung jalannya sistem tersebut, peralatan pendukung tersebut adalah :
Hardware | Spesifikasi |
Komputer Keyboard logitech Mouse optical logitech External Hardrive SEAGATE FreeAgent Desk 1TB Kabel HDMI uk 20m Outlet Kabel Power @50.000 HP Nokia 6110 Kabel USB uk 20m Modem GSM/CDMA |
Software | Jenis |
NetBeans 6.9 Microsoft Windows 7 JDK 1.6 J2SE MySQL Server |
Proposal yang kami tawarkan kepada SMA Yayasan Perguruan Cikini merupakan proposal pengembangan sistem yang sangat bermanfaat dalam rangka untuk membantu kelancaran kegiatan akademis pada sekolah.
Kami menunggu kabar baik dari SMA Yayasan Perguruan Cikini dalam waktu 14 hari setelah proposal ini diterima. Jika tidak, kami akan menawarkan kerjasama ini kepada sekolah lain.
Demikianlah proposal ini kami ajukan untuk diteliti dan dikoreksi. Besar harapan kami agar kerjasama mengenai pembuatan sistem informasi kegiatan akademis pada berbasis sms autoresponder ini dapat terwujud. Terima kasih.
Hormat Kami
Universitas Gunadarma
LATAR BELAKANG
Layanan berbasis sms adalah sebagai suatu media komunikasi antara sekolah dengan orang tua, yang dapat membantu orang tua dalam mengawasi perkembangan putra putrinya di sekolah. Pengiriman informasi melalui media SMS akan menjamin tersampaikannya informasi ke orang tua secara cepat, tepat, akurat, dan up to date tanpa harus menunggu hasil evaluasi belajar tahap akhir yang biasanya baru diterima oleh orang tua pada saat pengambilan raport.
Misalnya apabila siswa berangkat dari rumah tetapi tidak hadir di sekolah, maka orang tua akan mendapatkan laporan dari sekolah secara langsung pada hari yang sama , yang akan dikirimkan secara otomatis oleh sistem dalam bentuk SMS. Di samping itu, orang tua juga akan mendapatkan data nilai ulangan baik harian, semester maupun UAS dan UAN secara otomatis, segera setelah siswa selesai melaksanakan ujian, beserta nilai rata-rata kelas, yang akan sangat membantu orang tua untuk mengevaluasi prestasi anaknya di sekolah. Kemungkinan lain, apabila siswa diamanatkan oleh oang tuanya untuk membayar SPP tapi tidak dibayarkan sampai dengan batas waktu tanggal tertentu setiap bulan, maka sistem secara otomatis akan mengirimkan data tunggakan SPP tersebut sebagai peringatan kepada orang tua siswa yang bersangkutan.
Bagi orang tua yang ingin melihat statistik absensi, nilai maupun pembayaran SPP selama tahun ajaran berjalan dapat mengakses data siswa tersebut secara online melalui media internet. Sedangkan bagi wali murid yang tidak memiliki fasilitas koneksi dengan intenet bisa tetap mendapatkan data-data tersebut kapan saja dan dimana saja melalui media SMS.
Dengan demikian, secara keseluruhan sistem ini berfungsi membantu kelancaran sistem pendidikan, dengan memanfaatkan teknologi infomasi dan komunikasi sebagai media penghubung antara orang tua dengan sekolah, yang akan sangat membantu menjaga para pelajar agar tetap selalu dibina ke arah kegiatan positif.
BATASAN MASALAH
Aplikasi ini dibuat untuk memberikan informasi mengenai kegiatan akademik dari dari SMA Yayasan Perguruan Cikini Jakarta seperti biaya SPP dan ekstrakurikuler, nilai siswa berupa ulangan harian dan ujian serta absensi.
RUANG LINGKUP
Proyek sistem informasi kegiatan akademis berbasis sms auto responder yang akan dikembangkan pada SMA Yayasan Perguruan Cikini Jakarta memiliki beberapa ruang lingkup yang harus dikerjakan yaitu sebagai berikut :
- Menganalisis dan meneliti setiap prosedur-prosedur yang berhubungan dengan kegiatan akademis seperti absensi, pembayaran SPP, nilai ulangan harian dan semester, juga termasuk nilai UAS dan UAN.
- Mendesain sebuah sistem yang dapat mendukung seluruh prosedur dari sistem ini, serta menunjang kemampuan dari sistem ini.
- Menganalisis teknologi yang harus digunakan guna mendukung sistem informasi kegiatan akademik.
- Membuat program untuk mengimplementasikan desain sistem informasi kegiatan akademik berbasis sms auto responder.
- Menerapkan serta melakukan percobaan sistem informasi ini sampai dengan penerapan sistem informasi ini secara memuaskan.
KEUNTUNGAN PENGEMBANGAN SISTEMBerikut adalah keuntungan jika proyek berhasil dilaksanakan di sekolah SMA Yayasan Perguruan Cikini:
Keuntungan Bagi Sekolah
- Menyajikan informasi yang dibutuhkan orangtua/ siswa secara up to date dengan biaya yang murah
- Meningkatkan citra sekolah sebagai sekolah yang peduli, transparan, dan maju selangkah dibidang teknologi.
- Mendapatkan laporan yang komprehensif tentang prestasi akademik siswa, statistik kehadiran, serta pembayaran SPP yang disajikan dalam bentuk Laporan SMS.
- Mendapatkan fasilitas peringatan dini kepada wali murid, dengan memberikan data-data absensi, nilai atau tunggakan yang cepat dan autentik.
- Sebagai alternatif pengiriman pengumuman/pemberitahuan/peringatan kepada wali murid sebagai ganti surat edaran sekolah, yang akan lebih menjamin informasi tersebut sampai ke wali murid, dengan biaya yang relatif tidak berbeda jauh dengan biaya fotocopy surat edaran bahkan mungkin di masa mendatang akan jauh lebih murah.
- Memudahkan sekolah untuk mengirimkan infomasi ke suatu kelompok/grup seperti POMG, guru, wali murid perkelas, atau wali murid seluruh siswa.
Keuntungan Bagi Orangtua
- Memudahkan pemantauan dan pengawasan putra-putrinya kapanpun dan dari manapun.
- Mengetahui perkembangan prestasi siswa di sekolah dalam bentuk laporan nilai ulangan harian, semester, UAS dan UAN, termasuk ranking di kelasnya.
- Memonitor kehadiran putra-putrinya di sekolah tanpa harus menunggu laporan dari guru maupun pada saat pengambilan rapor.
- Mengetahui status pembayaran SPP serta biaya pendidikan lainnya.
- Orang tua yang kurang memahami teknologi informasi bisa melalui SMS.
Keuntungan Bagi Siswa
- Memudahkan memperoleh data nilai ulangan harian atau ujian semester disertai dengan nilai rata-rata kelas per-ujian sebagai bahan evaluasi belajar maupun sebagai informasi kelulusan UAS dan UAN.
- Siswa dapat melihat nilainya melalui SMS.
- Siswa dapat meminta nilai remedial dengan cara mengirimkan SMS ke operator/ admin.
KEUNGGULAN SISTEM
Keunggulan dari sistem kami yaitu :
- Efisiensi media dan ruang yang digunakan untuk menyimpan data/arsip sekolah. Efisiensi ini meliputi pengurangan jumlah kertas yang digunakan untuk pencatatan data-data sekolah, pengurangan ruangan untuk penyimpanan kertas-kertas tersebut, pengurangan tenaga perawat kertas dan ruang tersebut, dan sebagainya. Selain itu, dengan sistem media elektronis ini, penulisan data secara berulang kali untuk kepentingan berbeda maupun sama dapat dihindari yang berarti menambah faktor efisiensi di atas.
- Menjamin penyampaian informasi ke orang tua atau pun murid secara tepat, akurat dan up to date.
- Modul lengkap
- Kemudahan pengelolaan dan pemanfaatan data.
MODUL PENGEMBANGAN
- Modul absensi
- Modul nilai ulangan dan ujian
- Modul tunggakan pembayaran biaya pendidikan
ILUSTRASI PENGEMBANGAN SISTEM
Pembuatan sistem informasi kegiatan akademis berbasis sms dirancang dan dibangun dengan menggunakan sebuah PC Personal Computer), HP Nokia6110 dan Data Cable Kits. Adapun blok diagram dan ilustrasi dari pengembangan sistem :
Gambar 1. Diagram blok
Gambar 2. Ilustrasi sistem informasi akademik berbasis sms gateway dengan auto responder
Pada perancangan ini, PC (Personal Computer) berfungsi sebagai pengendali utama yang mengontrol keseluruhan sistem sarana informasi akademik berbasis sms gateway dengan auto responder baik dalam proses pencarian data maupun proses pengiriman hasil pencarian data kepada Hp pengirim dalam bentuk sms balasan. Selain itu, PC juga digunakan untuk menyimpan dan memanipulasi tabel data request (Request Bank) agar bisa di edit, hapus, ataupun menambahkan data. Pengimplementasian sistem informasi manajemen pada kantor jurusan teknik elektro UMM untuk sarana informasi akademik berbasis sms auto responder ini menggunakan Hp Nokia 6110 sebagai penerima sms, dimana sms yang diterima tersebut dianggap sebagai kode yang menyatakan key untuk pencarian data yang tersimpan pada tabel request bank.
Selanjutnya PC akan melakukan pencarian data dengan memanggil metode FindKey untuk mencari data yang sesuai dengan key tersebut. Apabila kode key request yang diterima tersebut valid (atau ada yang sesuai dengan kode key yang tersimpan pada tabel request bank), maka PC akan mengirimkan data hasil pencarian yang sesuai dengan key tersebut beserta hastag screen '(Sistem Auto Responder SMA Yayasan Perguruan Cikini Jakarta).’ke Hp Nokia 6110 untuk selanjutnya dikirimkan ke Hp pengirim sebagai sms balasan. Dan apabila kode key request yang diterima tidak valid atau data yang di cari tidak ditemukan, maka Hp pengirim akan mendapatkan balasan ‘Maaf, Data Yang Anda Inginkan Tidak Ditemukan! ‘(Sistem Auto Responder SMA Yayasan Perguruan Cikini Jakarta )'
METODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM
Berikut fase dari pengembangan sistem informasi kegiatan akademik berbasis sms gateway yang kami rencanakan :
1. Tahap Perencanaan
v Mendefinisikan masalah
v Mengkonfirmasikan kelayakan proyek
v Membuat jadwal proyek
v Menentukan staff yang terlibat dalam proyek
2. Tahap Analisis
v Mengumpulkan informasi berupa kegiatan akademik pada sekolah SMA Yayasan Perguruan Cikini
v Mendefinisikan dan menganalis kebuhan sistem
v Membangun prototipe yang sesuai atau memenuhi kebutuhan sistem
3. Tahap Perancangan Sistem Secara Umum /Konseptual
v Menyiapkan rancangan software yang meliputi alur kerja software yang digambar dalam bentuk flowchart
v Merancang struktur database software.
v Merancang input, output,proses, kendali dan teknologi dari sistem
v Merancang data yang akan dimasukkan
4. Tahap Evaluasi dan Seleksi Sistem
v Memilih penyedia teknologi.
5. Tahap Perancangan Sistem Secara Detail/Fungsional
v Perencanaan output (layout) dirancang untuk semua layar, form-form tertentu dan laporan-laporan yang dicetak.
v Merancang database untuk menyimpan dan mengkases data
v Membuat laporan rancangan sistem secara detail
6. Tahap Implementasi
v Membangun komponen software
v Memverifikasi dan mentest sistem
v Mengkonversi data
v Menyusun modul pelatihan
v Membuat dokumentasi
v Menginstal sitem
7. Tahap Pemeliharaan
v Menelusuri permintaan modifikasi dan perubahan
v Mengimplementasi perubahan
v Memonitor kinerja sistem
v Mengupgrade hardware dan software
v Memperbaiki dokumentasi
TENAGA PELAKSANA
Untuk mengembangkan sistem informati kegiatan akademik pada SMA yayasan perguruan Cikini ini, maka dibutuhkan tim pengembang yang kompeten di bidangnya masing-masing, sebagai berikut:
- Project Manager dan System Analyst : Nurmalita Rahayu
- Database Designer dan Graphic Designer : Devi Afriani Pramita
- Programmer, Tester dan Documentator : Kiki Novia
RENCANA KERJA
Jika penawaran kami disetujui, proyek ini akan dilakukan selama 90 hari kerja, setelah kontrak kerja ditandatangani. Berikut ini rancangan kontrak kerja.
Kepemilikan aplikasi
- Program dimiliki oleh pihak pengembang, sehingga pihak sekolah dalam hal ini hanya bersifat pemakai dan tidak berhak menyebarluaskannya.
- Jika pihak sekolah menginginkan lisensi dari program, dikenakan biaya lisensi yang biasa digunakan untuk itu.
Sistem Pembayaran
1. Sistem pembayaran dapat dilakukan 3 kali, yaitu :
No | Uraian | Jumlah |
1 | Penandatanganan kontrak | 60 % |
2 | Selesai Pelatihan | 20% |
3 | Serah terima aplikasi | 20% |
2 Proses modifikasi setelah proyek dinyatakan selesai dikenakan biaya perawatan sistem.
Masa/waktu pengerjaan dan batas pengenaan konsekuensi
- Waktu pengerjaan perencanaan : 1 bulan.
- Waktu pengerjaan pembangunan : 2 bulan.
- Jika pengerjaan pembangunan lewat dari waktu yang disepakasi di atas, pihak pengembang dikenakan sanksi berupa pemotongan biaya pengembangan sebanyak 1 % perhari keterlambatan.
- Sebaliknya, jika pihak Universitas terlambat memenuhi kewajiban pembayarannya, maka biaya pengembangan dinaikkan 1 % perhari keterlambatan.
Berikut adalah Gant Chart dari waktu pengerjaan pembuatan sistem informasi kegiatan akademis berbasis sms gateway dengan auto responder
GANTCHART
Kegiatan dan waktu pelaksanaan | Mei | Juni | Juli |
1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 |
Analisis Kebutuhan |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Design fungsi |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Pemrograman |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Pengujian |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Instalasi |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Pelatihan |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Pemeliharaan |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Dokumentasi |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
RANCANGAN BIAYA
Hardware
NO. | KETERANGAN | QTY | UNIT | HARGA (Rp) | JUMLAH (Rp) |
1 | Komputer | 1 | Unit | 5.000.000 | 5.000.000 |
2 | Keyboard logitech | 1 | Unit | 70.000 | 70.000 |
3 | Mouse optical logitech | 1 | Unit | 50.000 | 50.000 |
4 | External Hardrive SEAGATE FreeAgent Desk 1TB | 1 | Unit | 1.700.000 | 1.700.000 |
5 | Kabel HDMI uk 20m | 1 | Meter | 250.000 | 250.000 |
6 | Kabel power uk 20m | 1 | Meter | 100,000 | 100.000 |
7 | Outlet Kabel Power @50.000 | 2 | Meter | 100,000 | 200.000 |
8 | HP Nokia 6110 | 1 | Pcs | 700.000 | 700.000 |
9 | Kabel USB uk 20m | 1 | Meter | 300.000 | 300.000 |
10 | Modem GSM/CDMA | 1 | Pcs | 500.000 | 500.000 |
JUMLAH | 8.670.000 |
Software
NO. | KETERANGAN | QTY | UNIT | HARGA (Rp) | JUMLAH (Rp) |
1 | OS Windows 7 + License | 1 | Unit | 1.700.000 | 1.700.000 |
2 | Instalasi Netbeans, JDK 1.6, J2SE dan MySQL server | 1 | Unit | 900.000 | 900.000 |
3 | Microsoft Windows Office 2007 + License | 1 | Unit | 750.000 | 750.000 |
JUMLAH | 3.350.000 |
Biaya Tenaga Kerja
NO. | KETERANGAN | JUMLAH (Rp) |
1 | Project Manager dan System Analist | 10.000.000 |
2 | Database Designer dan Graphics Designer | 5.000.000 |
3 | Programmer, Tester dan Dokumenter | 3.000.000 |
Jumlah | 18.000.000 |
| Biaya Proyek |
|
|
| A. Tahap Perencanaan dan Analisis |
|
|
| a | Transportasi | 1.400.000 |
|
| b | Komunikasi | 300.000 |
|
| c | Konsumsi | 200.000 |
|
| d | Biaya Rapat | 100.000 |
|
| e | Biaya Dokumentasi (kertas,fotokopi,print) | 500.000 |
|
Total Tahap Biaya Analisis | 2.500.000 |
| B.Tahap Desain, Testing dan Implementasi |
|
|
| a | Biaya Rapat | 1.000.000 |
|
| b | Biaya Dokumentasi (kertas,fotokopi,print) | 500.000 |
|
Total Biaya Tahap Desain, Testing dan Implementasi | 1.500.000 |
| C.Biaya Training |
|
|
| a | Penyediaan Dokumentasi | 1.000.000 |
|
| b | Konsumsi | 100.000 |
|
| c | Transportasi | 200.000 |
|
Total Biaya Training | 1.300.000 |
| Biaya Maintenance |
|
|
| a | Biaya Personil | 1.000.000 |
|
| b | Biaya Perawatan Perangkat Keras (reparasi,servis) | 500.000 |
|
| c | Biaya Overhead (listrik, supplies) | 500.000 |
|
Total Biaya Maintenance | 2.000.000 |
Jumlah Total Keseluruhan Biaya | 37.320.000 |
GARANSI SISTEM- Penggantian sistem jika terjadi crash program.
- Modifikasi jika ada ketidak cocokan software dengan sistem berjalan.
- Dukungan teknis melalui telephone, email dan fasilitas lainnya
TAMBAHAN MODUL
Jika ada penambahan modul-modul selain tersebut diatas, maka pihak pertama (Universitas Gunadarma) dan pihak kedua (SMA Yayasan Perguruan Cikini) akan melakukan perjanjian baru.
PENGIRIMAN SISTEM
Sistem yang telah dibuat akan dikirimkan pada hari kerja berikutnya setelah penyelesaian. Kami akan mengantarkan langsung dan menginstall secara langsung sistem tersebut ke sekolah SMA Yayasan Perguruan Cikini. Dalam proses pengantaran tersebut kami juga menyertakan dokumentasi dalam bentuk berita acara dan gambar proses kegiatan pembuatan software, buku manual cara penggunaan software dan CD yang berisi software termasuk semua hardware yang terdapat dalam proposal.
JJAMINAN HUKUM
Secara hukum, seluruh perangkat baik software maupun hardware termasuk prosedur-prosedur yang akan digunakan tidak menyalahi ketentuan yang berlaku di negara Indonesia serta ketentuan dari pihak SMA Yayasan Perguruan Cikini. Apabila kami melanggar kesepakatan kontrak serta menggunakan software maupun hardware yang menyalahi kententuan hukum, kami sanggup dituntut ke jalur hukum dan kami akan tunduk pada segala peraturan yang berlaku.PENERIMAAN
Sistem informasi kegiatan akademik berbasis sms gateway dengan auto responder telah dibuat sesuai dengan kesepakatan kontrak antara pihak kami dengan pihak SMA Yayasan Perguruan Cikini. Apabila sistem yang telah kami buat ternyata tidak sesuai dengan kontrak yang telah ditanda tangani maka kami bersedia membuat kembali sistem tersebut tanpa adanya biaya tambahan, tetapi jika kesalahan tersebut tersebut berasal dari pihak SMA Yayasan Perguruan Cikini maka pihak tersebut yang harus menambahkan biaya untuk membuat kembali sistem yang diinginkan.
PEMELIHARAAN
Terhitung mulai dari aplikasi dipasang sampai tempo 100 hari kedepan kami dari pihak Universitas Gunadarma akan memberikan pemeliharaan dan penyuluhan sistem. Agar aplikasi tersebut dapat digunkan secara maksimal. Pemeliharaan seperti pemeliharaan database agar tidak redudansi dan data flow tidak over clocking atau pending.
ALTERNATIF
Dalam pembuatan aplikasi ini kami membutuhkan software Netbeans 6.9 sebagai alat bantu dalam membuat sistem informasi kegiatan akademik tetapi software tersebut dapat digantikan dengan menggunakan Jcreator, Eclipse jika sostware tersebut tidak ada atau tersedia. Alat bantu yang kami gunakan merupakan software yang bersifat free atau tanpa biaya termasuk MySQL server untuk membantu membuat database jaditidak diperlukan biaya tambahan.
ISTILAH dan TERMINOLOGI
Beberapa istilah dalam proposal ini menggunakan istilah komputer, berikut beberapa istilah yang mungkin membantu untuk memahami proposal ini :
- 1. Hardware : Perangkat Keras
- 2. Software : Perangkat Lunak
- 3. Up to date :Terbaru
- 4. Prosedur : Langkah-langkah
- 5. SMS (Short Message Service) : Salah satu fasilitas yang digunakan oleh hampir semua orang untuk saling bertukar informasi.
- 6. SMS gateway :Sebuah perangkat lunak yang menggunakan bantuan komputer dan memanfaatkan teknologi seluler yang diintegrasikan guna mendistribusikan pesan-pesan yang di-generate lewat sistem informasi melalui media SMS yang di-handle oleh jaringan seluler
- 7. SMS Auto Responder : Suatu platform metode untuk mengirimkan dan menerima pesan SMS tanpa menggunakan perangkat mobile / handphone.
- 8. Crash : Kerusakan
- : Flowchart : Bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah-langkah penyelesaian masalah
- Redundansi : Pemborosan
PENUTUP
Demikian proposal penawaran ini kami sampaikan untuk menjadi bahan pertimbangan dalam upaya untuk memperlancar kegiatan akademik pada SMA Yayasan Perguruan Cikini. Kami sangat mengharapkan paket layanan yang kami tawarkan ini bisa bermanfaat secara optimal sesuai dengan harapan bersama
http://www.scribd.com/doc/46574514/Proposal
http://emhahesty.blogspot.com/2012/03/v-behaviorurldefaultvmlo_26.html
http://www.scribd.com/doc/79073795/Proposal-Rev-5
http://wong-multimedia.com/index2.php?option=com_docman&task=doc_view&gid=8&Itemid=32
http://p3m.amikom.ac.id/p3m/dasi/maret/08%20-%20AMIKOM_Yogyakarta_SISTEM%20INFORMASI%20SEKOLAH%20BERBASIS.pdf
